Jahresbericht 2020 des Hochschularchivs der RWTH Aachen

Das Jahr 2020 war für unser Archiv nicht nur aufgrund der Pandemie besonders anspruchsvoll, sondern auch da das 150-jährige Hochschuljubiläum in dieses Jahr fiel. Dementsprechend gab es schon vor allem Ende des Jahres 2019 eine erhöhte Anfragendichte, die jedoch noch ohne die Problematiken des Homeoffice bewältigt werden konnte. Das aufgrund der Pandemie das Jubiläumsjahr an der RWTH nicht so imposant gefeiert werden konnte, wie sich von allen Beteiligten gewünscht, ist für uns jedoch selbstverständlich. Wir hoffen, dass die öffentlichen Feierlichkeiten nach der Krise nachgeholt werden können.

Mit einem Homeoffice-Konzept wurde von Hochschularchiv ab Mitte März 2020 gearbeitet. Das erste Konzept war darauf aufgelegt das insgesamt nur 8 Stunden vor Ort gearbeitet werden durfte. Inzwischen arbeitet die Hälfte der Belegschaft (3 der 6 festangestellten Hiwis) ihre komplette Arbeitszeit über oder zumindest große Teile ihrer Arbeitszeit über vor Ort. Dabei wird jedoch darauf geachtet, dass immer nur eine Person vor Ort ist. Generell ist es jedoch allen Mitarbeitern freigestellt auch komplett im Homeoffice zu arbeiten.

In den Zeiten des harten Lockdowns wurden bei Anfragen vermehrt mit Digitalisaten gearbeitet, um auszugleichen, dass die Benutzer nicht vor Ort die Akten einsehen konnten. Wir sind stolz darauf auch innerhalb dieser schwierigen Zeiten Anfragen innerhalb von ungewöhnlich kurzer Zeit beantwortet haben zu können. 

Der Austausch von Dateien wird über die Dropboxalternative „Sciebo“ vorgenommen und funktioniert so weit sehr gut. Die vor Ort arbeitenden Mitarbeiter versorgen dadurch die im Homeoffice befindenden Personen.

Die Absprache der Mitarbeiter untereinander sowie mit den Praktikant/Innen erfolgte durch eine Whatsapp-Gruppe (später Telegram-Gruppe), sowie Absprachen untereinander via Text, Sprachnachrichten und Telefonaten. Außerdem schrieben schon vor der Pandemie die Mitarbeiten Rundmails in Form von „Tagesmitteilungen“, in welchen sie die erledigten und ausstehenden Arbeiten des Tagesgeschäfts für alle zusammenfassen. Zudem führte jeder Mitarbeiter einmal die Woche ein Telefonat mit dem Geschäftsführer Herr Dr. Klaus Graf.

Während des „new normals“ hat sich das Hochschularchiv der RWTH Aachen dennoch entschlossen weiterhin Praktikant/Innen zu betreuen und diesen Entschluss nicht bereut. Unser Archiv möchte vor allem Geisteswissenschaftlern im Bachelor, welche ein Pflichtpraktikum benötigen, somit die Chancen geben ihr Studium in Regelstudienzeit abzuschließen. Die Betreuung der Praktikanten findet je nach Regelungen der Regierung und eigenem Ermessen der Mitarbeiter entweder online oder vor Ort statt. Dennoch wird stetig daran gearbeitet die Qualität des Praktikums hoch zu halten. Module, welche die Praktikanten im Laufe ihres Aufenthalts im Hochschularchiv durchlaufen werden, werden sofern möglich und notwendig, online gehalten.

Da wir als Team versucht haben nicht nur die Einschränkungen, sondern auch die Chancen der Pandemie zu erkennen, haben wir uns verstärkt auf ein Verzeichnisprojekt konzentriert, welches auch von Zuhause aus durchgeführt werden konnte. Dadurch konnte ein großer Anteil der Promotionskarten von 1901-2000 im Homeoffice verzeichnet und bald der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt werden.

Zudem hat das Hochschularchiv seine Beitragsfrequenz in den Social Media Kanälen (Instagram, Facebook und dem eigenen Blog) erhöht um in einer Zeit, in der so häufig Transparenz fehlt welche zu liefern.

Wenn wir auf das Jahr 2020 zurückblicken, können wir als Team dementsprechend mit Stolz feststellen, dass wir uns der Krise gestellt und sie gut gemeistert haben. Das „new normal“ wurde von uns verinnerlicht und wir achten sehr auf die Einhaltungen der Regelungen der Regierung und der Universität, dennoch versuchen wir alles in unserer Macht stehende zu tun, um den Arbeitsbetrieb dennoch reibungslos aufrechtzuerhalten.

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