Befragung zur Schriftgutverwaltung an der RWTH

Bitte füllen Sie alle Felder aus! Falls Sie eine Frage nicht beantworten können, geben sie bitte "Unbekannt" ein! Stichworte genügen!

1.) Kontakt

1.1 Name der Einrichtung:

1.2 Ansprechpartner:

1.3 Telefonnummer/Fax:

1.4 E-Mailadresse:

2.) Lagerung der Unterlagen

2.1 Wie werden Ihre Unterlagen aufbewahrt (Registratur, Sachbearbeiterablage)?

2.2 In welchen Räumlichkeiten werden Ihre Unterlagen gelagert (z. Bsp. Dachboden, Keller, Magazinräume)?

2.3 Ist der vorhandene Raum geeignet (Grösse, evtl. Feuchtigkeit...)?

2.4 Sind Unterlagen bereits beschädigt worden oder ist ein sonstiger Datenverlust (durch Wasserschäden, Schimmelbefall...) bereits eingetreten?

3.) Umfang, Art und Laufzeit der Unterlagen

3.1 Gibt es in Ihrem Tätigkeitsbereich einen Aktenplan?

3.2 Umfasst die Menge Ihrer momentan vorhandenen Unterlagen mehr als 50 (Akten-) Ordner?

3.3 Umfasst die Menge Ihrer momentan vorhandenen Unterlagen mehr als 150 Ordner?

3.4 Haben Sie Unterlagen, die vor dem Jahr 1990 datieren? (Umfang in laufenden Regalmetern,Ordnern oder Kartons?)

3.5 Haben Sie Unterlagen, die vor dem Jahr 1970 datieren? (Umfang in laufenden Regalmetern, Ordnern oder Kartons?)

3.6 Verwahren Sie in Ihrem Tätigkeitsbereich Prüfungsunterlagen und/oder Prüfungsarbeiten? Wenn ja, in welchem Umfang (circa)?

3.7 Verwahren Sie in Ihrem Tätigkeitsbereich Fotografien, Filme, Videos, Tonaufzeichnungen etc. in digitaler oder analoger Form? Wenn ja, in welchem Umfang (circa)?

4.) EDV - Einsatz

4.1 Setzen Sie spezielle EDV-Software ein (außer Word, Excel, Outlook...)?

4.2 Verwahren Sie Unterlagen ausschließlich auf elektronischen Datenträgern (Diskette, CD-Rom, DVD...) ohne Papierausdruck auf?

4.3 Arbeiten Sie mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS)?

5.) Hochschularchiv

5.1 Ist Ihnen das nordrhein-westfälische Archivgesetz und insbesondere die Anbietungspflicht der Einrichtungen der RWTH bekannt?

5.2 Ist Ihnen die Existenz des Hochschularchivs bekannt?

5.3 Besteht bei Ihnen ein Beratungsbedarf durch das Hochschularchiv? In welchem Bereich (Archivgesetz, Anbietungspflicht, Aufbewahrungsfristen...)?

5.4 Kennen Sie die Internetpräsenz des Hochschularchivs?

5.5 Hat Ihre Einrichtung bereits einmal eine Aktenanbietung an das Hochschularchiv durchgeführt oder planen Sie eine Aktenanbietung in der nächsten Zeit?

6.) Sonstiges

6.1 Wären Sie an einer Beratung bzw. Fortbildung im Bereich Schriftgutverwaltung (Aktenführung, Aktenplan...) interessiert?

6.2 Haben Sie sonstige Fragen, Bemerkungen oder Verbesserungsvorschläge?

Vielen Dank für Ihre Antworten!

Klicken Sie bitte nur auf Speichern, wenn Sie alle Felder ausgefüllt haben! Sie erhalten dann noch einmal eine Zusammenstellung Ihrer Antworten! Wenn Sie auf Löschen klicken, werden Ihre gesamten Angaben gelöscht!