Vor Kurzem haben wir unsere interne Grafik für die Schutzfrist von Personalakten aktualisiert und wollten euch diese nicht vorenthalten.
Diese Grafik kommt bei uns innerhalb des Praktikanten-Moduls Archivrecht zum Einsatz und soll das Gesetz zur personenbezogenen Akte nach dem ArchivG NRW veranschaulichen.

Allgemein gelten bei personenbezogenen Dokumenten folgende Schutzfristen, die sich von der urheberrechtlichen Schutzfrist unterscheiden:

▪ 10 Jahre nach dem Tod

▪ 100 Jahre nach der Geburt (falls das Todesdatum unbekannt ist)

▪ 70 Jahre nach Entstehung (falls sowohl das Todes-, als auch das Geburtsdatum unbekannt sind)

Je nach Akteninhalt gibt es noch andere Fristen und Aspekte die beachtet und eingehalten werden müssen.

In unserer Grafik beginnt die Laufzeit der PA (=Personalakte) im Jahr 1985. Die Person im Beispiel ist im Jahr 2010 verstorben. Die PA wäre also 2020 einsehbar, da hier das Todesdatum bekannt ist und die Schutzfirst nach 10 Jahren endet. Hätten wir diese Information nicht, wäre die Akte bis 100 Jahre nach der Geburt gesperrt. Da wir dieses nicht in unserem Beispiel gegeben haben und die Frau des Verstorbenen im Jahr 2012 noch einen Nachruf der PA hinzugefügt hat, gehen wir von 30 Jahre nach dem letzten Eintrag in der PA aus. Die PA in diesem Beispiel unterliegt demnach im Jahr 2042 keiner Schutzfrist mehr und darf eingesehen werden.