Zuständigkeit des Hochschularchivs

Die Zuständigkeit des Hochschularchivs richtet sich nach den Bestimmungen des Archivgesetzes NRW insbesondere nach § 11 in Verbindung mit § 3 Abs. 6. Die Anbietungspflicht der Stellen der Hochschule an das Hochschularchiv erstreckt sich auf alle Unterlagen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigen und deren Aktenaufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Dies betrifft neben der Zentralen Hochschulverwaltung auch die Fakultäten, die Institute und die jeweiligen Lehrstühle sowie die (Zentralen) Einrichtungen der Hochschule. Unterlagen sind: Schriftgut (Akten, Protokolle usw.), audiovisuelle Medien (Fotos, Filme usw.) und digitale Daten (EDV, Datenbanken usw.). Die Aktenaufbewahrungsfristen richten sich nach den gültigen Gesetzen, Verordnungen und Erlassen. Seit dem 07.10.2002 gibt es keine zusammenfassenden Richtlinien für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Akten im Geschäftsbereich des Landesministeriums für Wissenschaft und Forschung mehr. Die zwischenzeitlich von Seiten der RWTH getroffenen Regelungen im Bereich des Prüfungswesens (Runderlass vom 6.11.2002 in Verbindung mit dem Rundschreiben vom 25.05.2007) werden durch die aktuellen Richtlinien abgelöst. Die aktuell gültige Regelung der Aufbewahrungsfristen der RWTH Aachen finden Sie in den Richtlinien zur Aufbewahrung, Aussonderung, Archivierung und Vernichtung von Akten und Unterlagen der RWTH Aachen vom 07.11.2016. Bei Fragen richten Sie sich bitte an die Abteilung 5.1 der ZHV.

Beachten Sie insbesondere die folgenden Richtlinien, welche zum Teil von der vorherigen Regelung abweichen:

  • Bei Prüfungsakten beträgt die Aufbewahrungsfrist 50 Jahre
  • Studienbegleitende Klausuren, Haus- und Seminararbeiten werden für eine Dauer von 10 Jahren aufbewahrt.
  • Bei schriftlichen Abschlussarbeiten (Diplom-, Magister-, Bachelor- und Masterarbeiten) gilt ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
  • Details und Angaben zu anderen Arten von Akten und Unterlagen entnehmen Sie bitte den oben verlinkten Richtlinien.

Erst nach Ablauf dieser Fristen und unter der Voraussetzung, dass die Unterlagen von der aktenführenden Stelle nicht mehr für sonstige Zwecke benötigt werden, erfolgt eine Anbietung an das Hochschularchiv.

Hierfür füllen Sie bitte dieses Formular für Abgaben aus und senden es an uns. Wir melden uns dann zeitnah bei Ihnen, ob oder in welchem Umfang wir Ihre Unterlagen übernehmen.

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