Langzeitprojekt Magazinumgestaltung oder: Das große Schleppen

Auf unseren Facebook- und Google+ Accounts haben wir in den letzten Wochen und Monaten immer wieder das Projekt Magazinumgestaltung a.k.a. “Das große Schleppen” angesprochen. Mittlerweile können wir voller Stolz verkünden, dass das Projekt zu 99 Prozent abgeschlossen ist (warum 99 Prozent wird später erklärt). Deshalb hier die kurze Zusammenfassung eines Themas, das uns seit Ende des letzten Jahres beschäftigt:

Im Oktober 2014 bekamen wir Post vom BLB. Fazit des Schreibens: Übereinander gestapelte Umzugskartons mit Aktenordnern sind für unsere fünf Magazinräume nicht geeignet und belasten die Decken zu stark. Streifenlast (also Aktenordner in Regalen) statt Flächenlast (Aktenordner in Umzugskartons) war die Zauberformel – wieder etwas dazu gelernt! Um die Magazinbelegung Ende 2014 bei uns zu verdeutlichen: Zwei Magazine (Magazin 1 und 4) waren bereits vollständig mit Regalen ausgestattet. In zwei Magazinen (Magazin 2 und 5) standen teilweise Regale und teilweise Umzugskartons. Ein Magazin (Magazin 3) war vollständig mit Umzugskartons gefüllt. Insgesamt sprechen wir von ca. 400 Umzugskartons, die in den Magazinen gelagert waren. Nach Rücksprache mit dem Dezernat 10 bekamen wir von der Hochschule Geld zur Verfügung gestellt, um die vom BLB angesprochenen Mängel zu  beheben. Meine Kollegin Maria Horn und ich bekamen nun den Auftrag, diese Aufgabe zu planen und durchzuführen (vergessen werden sollte an dieser Stelle nicht, dass der “normale Arbeitsalltag” weiterlief, da wir das Archiv nicht schließen wollten für diese Zeit, weshalb die Kolleginnen Maike Schwaffertz und Claudia Krütgen unsere “alltäglichen Aufgaben” (Anfragen beantworten etc.) vermehrt übernahmen!). Wir gingen hierbei in mehreren Schritten vor.

1. Um genau zu bestimmen, wie viele Regale wir brauchten, benötigten wir zunächst bemaßte Pläne von den Magazinräumen. Kurze Korrespondenz mit der Abteilung 10.2. Prompter Service. Gute Zusammenarbeit! Die verschiedenen Höhen und Längen der Magazine wurden notiert. Dann begann das große Rechnen: Wie viele Regale brauchen wir, um alle Aktenordner darin verstauen zu können? Wie groß muss der Abstand zwischen den Regalen sein?

1. Problem: In den Kartons waren meistens unterschiedlich viele Ordner drin: Manchmal nur fünf, manchmal sogar neun (was immer eine große Freude für den Fahrdienst der RWTH darstellt, der die Kisten von A nach B transportieren muss…).

2. Problem: In manchen Abgaben befanden sich keine Aktenordner, sondern Hängeregister oder Personalbögen.

Beide Probleme sorgten natürlich dafür, dass unsere Rechnungen auch auf Schätzungen basierten (außer wir hätten jeden einzelnen Karton durchgeschaut – dann wären wir heute noch dabei!). Im Schnitt rechneten wir mit sieben Ordnern pro Karton. In ein Regal passen aufrecht gestellt 12 bis 13 Ordner. Wir gingen von 12 Ordnern aus – lieber mit weniger als mit mehr kalkulieren! Alle Kartons wurden gezählt, daraus konnten wir dann die Anzahl der Regale berechnen, die wir benötigten. Nun kamen die nächsten bangen Fragen: Wo bestellen wir? Und reicht das Geld für die Anzahl der Regale?

2. Wer an der RWTH arbeitet, weiß, dass er ab einer bestimmten Summe nicht einfach willkürlich irgendwo bestellen kann. Korruptionsprävention ist das Stichwort! Entweder müssen Vergleichsangebote eingeholt oder Vertragspartner der RWTH genutzt werden. Ein kurzer Blick auf die Vertragspartner der RWTH sowie Rücksprache mit der Geschäftsführung der Fakultät für Bauingenieurwesen, die erst vor kurzem Regale bestellt hatten (aufgrund der Kooperation mit der Fakultät wussten wir das aus erster Hand), und wir wurden fündig. Es folgte eine Kontaktaufnahme mit der Außendienstlerin der Firma; sie begutachtete unsere Räumlichkeiten und sandte uns dann ein erstes Angebot plus einen Produktkatalog zu. Da unsere Magazinräume unterschiedlich hoch  sind, mussten wir hier nochmal genau überprüfen, welche Regale für welches Magazin in Frage kamen – fünf oder sechs Regalböden war jedes Mal die Frage. Beachten mussten wir natürlich auch die Tiefe der Regalböden, damit dort nicht nur Aktenordner, sondern auch Archivkartons vernünftig gelagert werden können. Wieder hieß es rechnen…. Und tatsächlich: Nach unserer Kalkulation (die bei Geisteswissenschaftlern sicherlich mit besonderer Vorsicht zu genießen ist…) reichte der uns zur Verfügung gestellte Etat aus, um die benötigte Anzahl an Regalen zu bestellen! Kurze Rücksprache mit dem Mann unseres Vertrauens aus dem Dezernat 10. Er gab grünes Licht. Nun konnten wir endlich best… nein konnten wir noch nicht. Es folgte noch ein Zwischenschritt, da wir eine wichtige Frage noch vorher klären mussten.

3. Wohin mit den ganzen Umzugskartons? Es war klar, dass die Regale nicht aufgebaut werden konnten, solange die Kartons – speziell im Magazin 3 – so gelagert blieben. Der erste Schritt zur Problemlösung hieß: Bewerten, bewerten, bewerten! Unser Archivar Klaus Graf bewertete Ende 2014 und Anfang 2015 noch einige größere Abgaben, bei denen noch eine Menge Kassanda zusammenkam, die datenschutzgerecht entsorgt werden konnten. Ein Termin mit dem Fahrdienst wurde ausgemacht, der die Sachen schließlich entsorgte. Magazin 2 und 5 sahen nun schon wesentlich besser aus! Die übrig gebliebenen Umzugskartons (die immer noch mehr als genug waren) in den beiden Magazinen wurden dann zwischen die bereits aufgebauten Regale gestellt und gestapelt, sodass diese den Aufbau der Regale nicht mehr behindern konnten. Blieb noch Magazin 3 mit seinen gut 200 Umzugskartons übrig. Durch Zufall (manchmal muss man auch Glück haben!) stellten wir fest, dass auf derselben Etage, auf der das Magazin 3 ist, vier Räume ungenutzt und leer waren. Kurze Nachfrage beim Dekanat der Philosophischen Fakultät, ob wir die Räume bis Ende April 2015 nutzen dürften (da hatten wir bereits Januar 2015): Wir bekamen sie! Nun folgte Teil 1 der Archiv-Trilogie

4. Das große Schleppen: Gemeinsam mit unseren damaligen Praktikanten/innen Maja Dachtera und Philip Nguyen – die hier nochmal namentlich erwähnt und für ihren Einsatz gelobt werden sollen – räumten wir an einem langen Arbeitstag mit Hilfe eines kleinen Rollerwagens alle Umzugskartons aus Magazin 3 in die 50 Meter entfernten Räume. Wichtig war hier vor allem, dass die einzelnen Abgaben zusammen blieben, damit beim Einräumen nachher keine Verwirrung über die Provenienz auftreten konnte. Zur Sicherheit hatten beide Praktikanten/innen vorab die Aufgabe bekommen, alle Kartons mit der jeweiligen Bestandsnummer der Abgabe zu kennzeichnen. Auch diese Aufgabe lösten beide mit Bravour und ohne (zumindest öffentliches) Klagen.

5. Das große Schleppen 2: Die Magazine waren soweit freigeräumt. Es konnten also endlich die Regale bestellt werden!  Wir einigten uns auf einen Termin, an dem die Materialien zunächst bei uns zwischengelagert werden sollten. Glücklicherweise waren zwei der vier von uns gemieteten Räume (siehe 3.) noch frei. Allerdings tauchten auch hier zwei Probleme auf:

1. Problem: Die Speditionsfirma, die die Materialien herstellte und liefern sollte, war, vorsichtig ausgedrückt, nicht sonderlich kooperativ und hielt nicht viel von Benachrichtigungen über Terminänderungen. Ein Teil der Materialien wurde ohne Absprache mit uns oder der Firma  in unser Gebäude geliefert zu einer Zeit, wo keiner von uns Dienst hatte. Kurze Hektik. Einige Telefonate. Unser Vertragspartner Büro Center Breuer nahm die Teile schließlich mit und lagerte die bei sich erstmal ein.

2. Problem: Der Tag der Lieferung. Auch hier war die Speditionsfirma nicht sonderlich kooperativ. Lapidar hieß es bei Ankunft gegen 14 Uhr: “Der LKW muss um 15 Uhr an Ort XY sein”. Keinen Hebewagen dabei, nichts vorbereitet um die Materialien – wir sprechen hier von genau 2462, 528 Kilogramm! – auszuladen. Erneute Hektik. Die Monteure von Büro Center Breuer waren zum Glück flexibel, besorgten alles, was benötigt wurde, aus ihrer Firma (was doppelte Fahrt für sie bedeutete, sie warteten schließlich mit uns bereits vor Ort!). Als alles aus dem LKW geladen war, hieß es: Hoch mit knapp zweieinhalb Tonnen in den zweiten Stock. Gut zwei Stunden später war dann alles erstmal bei uns eingelagert.

Aufbau 1

6. Zwei Termine wurden mit den Monteuren ausgemacht, an denen Sie die Regale aufbauten. Es ging wirklich schneller als von uns erwartet und die Monteure leisteten hier sehr gute und gründliche Arbeit. Unsere “neuen” Magazine nahmen langsam Gestalt an! Alle Regale (und die fünf Stahlschränke für die Personalakten) standen.

Aufbau2

Nun fehlte nur noch das große Finale unserer großen Trilogie:

Abgaben

7. Das große Schleppen 3: Wir begannen zunächst damit, die Abgaben, die im Magazin 2 und 5 zwischen den bereits vorher dort stehenden Regalen gestapelt waren, nun in die neuen Regale zu räumen. Dann nahmen wir uns das Magazin 3 vor und räumten die Abgaben, die wir zwischengelagert hatten, wieder zurück in die Regale. Nachdem fast alle Regale in der 3 gefüllt waren, es aber noch einige gefüllte Umzugskartons gab, kam es zum großen Finale: “Praktikantenlos”, wie wir zu der Zeit waren, einigten wir uns auf einen Termin Ende April, an dem sowohl alle studentischen Hilfskräfte als auch unser Archivar Herr Graf kommen konnten. Aufgabe war, die übrigen Kartons die Treppen runter ins Magazin 2 (da hier kein Aufzug hinfährt) und mit dem Aufzug hoch ins Magazin 5 zu bringen, wo noch mehrere leere Regale und Stahlschränke übrig waren. Ca. 2 Stunden brauchten wir hierfür. Und siehe da: Unsere Kalkulation ging tatsächlich auf! Alle Abgaben, die vorher in drei der fünf Magazine in Umzugskartons verstaut waren, stehen nun, nachdem wir in den letzten Wochen weiter fleißig eingeräumt haben, in den Regalen; ein wenig Platz für weitere Abgaben in der Zukunft ist sogar noch frei. Klingt nach einem Happy-End!? Ist es aber noch nicht ganz.

8. Durch das Einräumen hatten sich zwei weitere Probleme ergeben:

1. Problem: Es stellte sich heraus, dass sich in vielen Kartons Unterlagen befinden, die nicht archivwürdig waren und somit kassiert wurden. Es häuften sich hier ca. 50 Kartons an. Hier steht nochmal ein Antrag an den Fahrdienst und die Bestellung eines Containers an, in dem die Kassanda dann weggeschafft und vernichtet werden. Neben den Kassanda hat sich beim Ausmisten auch eine Menge an Sperrmüll angesammelt, die ebenfalls in einem separaten Container noch zu beseitigen sein wird.

2. Problem: Wohin mit den ganzen leeren Umzugskartons? Hier nutzten wir die Social Media und boten mehrmals an, dass die Kartons gerne mitgenommen werden dürften. Diese Methode hat sich bewährt; auch wenn wir noch eine ganze Menge übrig haben, sind wir doch sehr froh, einen großen Teil wieder abgegeben zu haben. Wer also noch Interesse an Umzugskartons hat, kann sich gerne bei uns melden!

Kartons

Hier noch ein kurzes Fazit: Auch wenn es ein sehr umfangreiches und arbeitsintensives Projekt war, können wir letztlich festhalten, dass unsere Räumlichkeiten nun wesentlich geordneter und strukturierter sind und sich der Aufwand in jedem Fall gelohnt hat!

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