Schutzfristenende einer Personalakte

Nicht selten bekommen wir Anfragen zu Personen der RWTH-Geschichte. Ob man eine wissenschaftliche Arbeit über Otto Gruber schreibt oder nur für genealogische Forschungen Informationen über einen ehemaligen Assistenten sucht, spielt dabei keine Rolle. Was wir und die Nutzer allerdings beachten müssen, sind die Schutzfristen für personenbezogenes Archivgut (Archivgesetz NRW § 7). Um diese zu veranschaulichen, haben wir die hier abgebildete Grafik entworfen. Damit unter allen Umständen die Persönlichkeitsrechte einer Person bewahrt bleiben, knüpft sich das Ende der Schutzfrist an verschiedene Bedingungen. Die erste bezieht sich auf das Todesdatum der Person. Ist das Todesdatum bekannt, kann die Akte zehn Jahre danach eingesehen werden. Dabei gibt es allerdings das Problem, dass die allgemeine Schutzfrist von Unterlagen im Archiv 30 Jahre nach ihrer Entstehung beträgt (Archivgesetz § 6). Die Laufzeit der Akte spielt also ebenfalls eine Rolle.

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In der abgebildeten Grafik ist dieses Problem verbildlicht. Die Laufzeit einer Personalakte kann nicht nur über die Pension, sondern auch über den Tod der betreffenden Person hinausgehen (z.B. Rentenbescheide, Korrespondenz mit Ehefrau). In unserem Beispiel wurde die Person 1980 pensioniert und ist zehn Jahre darauf verstorben. Nach der Frist für personenbezogene Unterlagen, wäre die Akte also seit 2000 einsehbar. Die allgemeine Schutzfrist für Archivgut darf aber nicht ignoriert werden. Das heißt, nur Unterlagen, deren Entstehung mindestens 30 Jahre zurückliegt, dürfen genutzt werden. Heute wären das also alle Dokumente, die vor 1985 entstanden sind. Die gesamte Personalakte darf erst 30 Jahre nach dem letzten Eintrag eingesehen werden. In unserem Fall also 2022 (Nachruf der Ehefrau von 1992). Es ist aber zulässig den nichtgeschützten Teil der PA zugänglich zu machen (Kopien oder Abbinden der Restakte).

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