Eine Erfahrung wert – Ein Praktikum im Hochschularchiv der RWTH Aachen

Zu Beginn meines sechswöchigen Praktikums (vom 19.07 bis zum 27.08.2010) im Hoch-schularchiv der RWTH Aachen wurde ich von Frau Schwaffertz, der Praktikantenbetreuerin, in alle Bereiche des Archivs eingeführt. Mir wurden dabei die Magazine, der Benutzerraum, das Sekretariat, sowie die eigenen Büroräumlichkeiten gezeigt. Zunächst machte sie mich mit allen wichtigen Aufgaben vertraut. Hierzu zählen vor allem täglich anfallende Tätigkeiten, wie Registratur und die Bearbeitung von Anfragen. Selbstverständlich ist damit noch lange nicht alles abgedeckt. Jeder Mitarbeiter verwaltet zusätzlich ein spezielles Sachgebiet, zum Beispiel die Fotoverzeichnung oder die Organisation der Bibliothek. Eine der wesentlichen Aufgaben eines Archivs, die Bewertung von Zugängen, kann allerdings nur von geschultem Fachpersonal vorgenommen werden.

In den ersten Tagen der Einarbeitung bestand meine Hauptaufgabe in der Verzeichnung eines sehr umfangreichen Nachlasses. Darunter versteht man, die Aufnahme von Beständen (zum Beispiel von Nachlässen oder sonstigen Abgaben) in sogenannte Findbuchdateien. Diese werden wiederum später der Öffentlichkeit zugänglich gemacht, sodass Interessenten das Archivgut dann auch online einsehen können beziehungsweise sehen, welche Akten im Archiv vorhanden sind.

Um den Praktikanten einen möglichst umfangreichen Einblick der Archivarbeit zu vermitteln, gab es einen Praktikantenleitfaden, an dem man sich orientieren konnte. Da ich vorher keine Kenntnisse oder Vorstellung von den archivinternen Abläufen hatte, half dieser mir und den Betreuern die Dauer von sechs Wochen gut zu strukturieren. Außerdem bekam ich so einen Eindruck davon, wie weitreichend die Aufgaben eines Archivs sind. Folgende Module müssen daher durchlaufen werden: Registratur, Bestandserhaltung, Fotoverzeichnung, Websitegestaltung und Onlinepräsentation, Bibliotheksorganisation, Recherche, Datenschutz und Urheberrecht, Archivrecht und eine Einarbeitung in Midosa XML.

Zu meinen obligatorischen Tätigkeitsfeldern gehörte zusätzlich die Anfertigung einer Arbeitsanleitung und einer Musterantwort auf eine Anfrage, das Verfassen eines Weblogeintrags, das Korrekturlesen der Findbuchdatei, die allgemeine Lektüre der Praktikantenbibliothek, sowie die Digitalisierung eines Vorlesungsverzeichnisses beziehungsweise dessen Korrektur im Online-Findbuch.

Zusätzlich wurden von mir eigenständig Personenrecherchen mittels der Karteikarten und Personalakten vorgenommen. Dies diente der Bearbeitung von Anfragen. Hierbei mussten die entsprechenden Unterlagen herausgesucht und auf ihren Inhalt geprüft werden. Ähnlich verhielt es sich mit der Beantwortung von Telefonaten, da diese auch meistens Anfragen waren. Andererseits kamen manche Besucher auch direkt ins Archiv, um Einsicht in Akten zu erhalten. Diese mussten dann betreut werden, sprich Fragen beantwortet, Kopien angefertigt, Bilder eingescannt und der Benutzerantrag ausgefüllt werden. Im Sinne der Bestandserhaltung habe ich außerdem Fotoplatten sortiert, Nachrufe in der Excel-Tabelle sowie im Ordner eingepflegt und einen Nachlass teilweise verzeichnet und umgebettet. Diesbezüglich wurde auch der volle Ordner des Pressespiegels ins Magazin eingegliedert und entmetalisiert.

Des Weiteren haben Frau Schwaffertz und ich 60 Kartons im Magazin 3 ausführlich gesichtet und eine vorläufige Aussonderungsliste für die eigentliche Bewertung erstellt. Ferner habe ich später den Abtransport der nicht archivwürdigen Kartons beaufsichtigt.

Mein persönliches Resümee fällt insgesamt positiv aus. Das ganze Archiv-Team ist sehr nett, und alle Mitarbeiter haben mich freundlich aufgenommen und integriert. Das Praktikum war sehr interessant und durch die Module abwechslungsvoll und lehrreich. Vor allem konnte ich meine Kenntnisse in der EDV durch das Programm Midosa XML erweitern.
Während meines Praktikums fanden leider keine Präsentationen vor dem Gang des Rektorats statt, welche das Archiv in regelmäßigen Abständen organisiert. Ich durfte aber die Pressemitteilung für den „Tag des offenen Denkmals“ im September verfassen.
Abschließend würde ich ein Praktikum beim Hochschularchiv der RWTH Aachen jederzeit weiter empfehlen. Man wird auf die Arbeitswelt vorbereitet, kann gegebenenfalls Kontakte herstellen und lernt eigenständig zu arbeiten und Verantwortung zu übernehmen.

Marcella Steinmetzer (Studienfächer: Soziologie, Allgemeine und germanistische Literaturwissenschaft)

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